Phần mềm ứng dụng, dữ liệu demo chung (dữ liệu đám mây)
- Tên đăng nhập: Administrator
- Mật khầu: cncsaoviet
Phần mềm ứng dụng, đăng ký sử dụng dữ liệu đám mây dùng riêng:
- Tên đăng nhập: tự đăng ký, mặc định là phần đầu email đăng ký, ví dụ email đăng ký là pmnhansusv@gmail.com thì User mặc định là pmnhansusv
- Mật khầu: phần mềm tự phát sinh ngẫu nhiên khi đăng ký và gởi sang email đã đăng ký.
Phần mềm ứng dụng, dữ liệu dùng riêng tại công ty (màn hình đăng nhập -> tùy chọn -> Cài đặt DL (dữ liệu), hoặc menu Hệ thống -> Quản lý dữ liệu -> Cài đặt DL:
- Tên đăng nhập: Admin
- Mật khầu: cncsaoviet
(User Admin là user toàn quyền, không cần phân quyền dữ liệu, có thể tạo thêm user, cấp quyền và tự quản lý).
Phần mềm dùng thử giao diện web online:
- Tên đăng nhập: Admin
- Mật khẩu: cncsaoviet
· Đăng ký sử dụng phần mềm nhân sự SV.HRIS
Lần đầu khi chép phần mềm về máy tính, phần mềm sẽ yêu cầu đăng ký sử dụng.
Khi đăng ký thành công phần mềm sẽ:
- Tạo 1 người sử dụng (User) là phần đầu của email bạn đăng ký (ví dụ email đăng ký là ABC@gmail.com thì User mặc định của bạn là ABC, nếu bị trùng thì phần mềm sẽ tự ghép thêm phần đuôi ví dụ ABC01, bạn có thể đổi khi đăng ký, mặc định password phần mềm tự phát sinh ngẫu nhiên và gởi vào email đã đăng ký).
- Tạo 1 thông tin về công ty mà bạn đăng ký, cấp quyền sử dụng dữ liệu riêng theo công ty này, và chỉ User này mới có quyền xem, thao tác trên dữ liệu này.
- Tạo 1 nhân viên chính là thông tin họ tên bạn đã đăng ký (bạn có thể chỉnh sửa cập nhật chi tiết trong màn hình danh sách nhân viên hoặc hồ sơ cá nhân).
Sau khi đăng ký thành công và đăng nhập với User bạn đăng ký thì:
- Phần mềm sẽ cấp quyền cho User bạn đã đăng ký được phép xem và thao tác trên 2 công ty:
o Công ty bạn đăng ký: hãy nhập liệu bằng công ty này.
o Công ty mặc định: “PM Sao Việt” đây là dữ liệu ví dụ bạn đừng nhập trên thông tin này vì có thể bị thay đổi bất cứ lúc nào. Dữ liệu này mang tính chất tham khảo để bạn thao tác theo.
· Từng bước sử dụng phần mềm nhân sự SV.HRIS
Bước 1: Cập nhật thông tin về cơ cấu tổ chức: click vào để xem hướng dẫn xem
- Đầu tiên hãy chỉnh sửa thông tin về công ty nếu khi đăng ký chưa chính xác (tên viết tắt) và những thông tin còn thiếu sau đó nhấn “Lưu”. Nếu đổi tên viết tắt thì sau khi Lưu phần mềm sẽ hiển thị bên danh sách “Cơ cấu tổ chức bên trái”.
- Tiếp theo hãy Double click chuột trên Tên viêt tắt công ty bên danh sách “Cơ cấu tổ chức” bên trái, chú ý đừng click vào công ty “PM Sao Việt” vì đây là dữ liệu ví dụ. Phần mềm sẽ hiển thị danh sách Đơn vị/ Phòng ban
(tùy qui mô công ty bạn thì đấy có thể là Đơn vị, hoặc là Phòng ban, phần mềm tổ chức như sau: Công ty (Company) -> Đơn vị (Division / Level 1) -> Phòng ban (Department / Level 2) -> Tổ nhóm (Section / Team / Level3) )
Hãy nhập danh sách phòng ban trực tiếp vào danh sách này, mặc định ban đầu chưa có phòng ban thì sẽ là danh sách trống
Ví dụ Ban giám đốc, Phòng kế toán, Phòng nhân sự, …. Chú ý cột “TT” là cột số thứ tự các phòng ban sau này phần mềm sẽ xếp danh sách nhân viên theo thứ tự này.
Sau khi đã nhập xong hết cấp phòng ban thì nhấn nút “Lưu” thì phần mềm tự động cập nhật lại danh sách “Cơ cấu tổ chức” bên trái.
Nếu công ty bạn chia nhỏ phòng ban nữa thì tiếp tục bước sau, không thì sang phần cập nhật nhân viên
- Tiếp theo là nhập Phòng ban (cấp nhỏ hơn cấp Đơn vị nếu có)
Click chuột vào biểu tượng trước Tên viết tắt Công ty trong danh sách “Cơ cấu tổ chức” -> phần mềm sẽ mở ra danh sách Đơn vị/Phòng ban đã nhập.
Tiếp theo double click chuột vào tên Đơn vị/Phòng ban phần mềm danh sách các Phòng ban/Tổ này, nếu chưa có sẽ là danh sách trống.
Cập nhật thông tin như bước trên.
Bước 2: Cập nhật thông tin nhân viên: click vào để xem hướng dẫn xem
- Mở màn hình: “nhân sự -> Thêm mới NV” hoặc “nhân sự -> Danh sách nhân viên”, hai chức năng này tương tự nhau, thêm mới nhân viên phần mềm lọc ra các nhân viên mới vào trong tháng, còn danh sách là tất cả nhân viên.
- Khi mới vào phần mềm để sẵn 9 hàng (row) để nhập liệu, nếu là danh sách nhân viên thì nhấn nút “Thêm” thì phần mềm sẽ tạo ra 9 hàng trống để nhập.
- Các bước nhập liệu: nhấn phím Enter hoặc tab để di chuyển qua các cột tương tự như excel
Cột Mã NV (mã nhân viên): nếu để trống thì phần mềm sẽ tự phát sinh khi lưu theo nguyên tắc tăng dần, nếu tự nhập thì phần mềm sẽ kiểm tra trùng sẽ báo lỗi.
Tiếp theo nhập Họ tên, ngày vào (nhập hoặc chọn từ lịch), ngày vào nếu nhập thì nhập ngày, phím mũi tên đi tới rồi nhập tháng, năm.
Các cột phòng ban: chọn từ danh sách bằng cách Double click chuột trong ô cột đang đứng hoặc phím Space hoặc nhấn F2. Chú ý tối thiểu phải chọn là cấp Đơn vị/ Phòng ban, không được để nhân viên trực tiếp thuộc công ty (nếu giám đốc thì đưa vào cấp Ban giám đốc).
Tiếp theo nhập hoặc chọn các thông tin cơ bản: Chức danh (chọn hoặc gõ chữ đầu phần mềm sẽ tự bung danh sách), giới tính, ngày sinh, CMND.
Các thông tin khác có thể để trống cập nhật sau.
- Sau khi nhập xong hết nhấn nút “Lưu”.
- Cập nhật danh sách từ excel:
Nếu bạn đang có danh sách nhân viên ngoài excel và cần đưa vào phần mềm thì có thể dùng chức năng import từ file excel.
Click nút Import bên dưới màn hình -> Màn hình Import dữ liệu từ file excel -> Click nút “Xem template” phần mềm sẽ mở file mẫu bằng excel.
Điền dữ liệu hoặc copy từ file excel đang quản lý vào các cột tương ứng trong file mẫu
Chi tiết xem hướng dẫn import nhân viên: xem hướng dẫn import nhân viên
Chú ý:
- Các cột số liệu khi copy qua không được có công thức, link số liệu, cài công thức như vloopkup, … mà chỉ là dạng text.
- Ngày tháng phải dạng text theo định dạng dd/MM/yyyy (format xong copy gián vào notepad sau đó copy từ notepad gián ngược lại vào).
- Font chữ là Unicode, nếu là .Vni hoặc Vni – thì dùng Unikey để chuyển sang Unicode.
- Không được thay đổi định dạng file mẫu (đổi cột, chèn thêm cột, xóa cột), không được xóa, chèn hàng trước hàng chứa dữ liệu.
- Các hàng dữ liệu là liên tục, không được chia nhóm.
Bước 3: Cập nhật thông tin về hợp đồng lao động: click vào để xem hướng dẫn xem
- Cập nhật thông tin hợp lao động trong hồ sơ nhân viên vào : “nhân sự -> Hồ sơ nhân viên -> Mục (Tab) Hợp đồng”, hỗ trợ import danh sách có sẵn từ excel theo mẫu. Có thể quản lý nhanh dạng danh sách bằng chức năng “nhân sự -> Quản lý hợp đồng -> Quản lý hợp đồng”
Bước 4: Cập nhật thông tin về tiền lương: click vào để xem hướng dẫn xem
- Cập nhật thông tin tiền lương vào : “Tiền lương -> Thông tin lương NV -> Mục Thông tin lương NV” , hỗ trợ import danh sách có sẵn từ excel theo mẫu. Có thể quản lý nhanh dạng danh sách bằng chức năng “Tiền lương -> Quá trình lương”
- Nếu nhân viên được hưởng các loại phụ cấp cố định hằng tháng (ví dụ Tiền điện thoại, Tiền xăng, Trách nhiệm, …), thì cập nhật bằng chứ năng: “Tiền lương -> Thông tin lương NV -> Mục Phụ cấp”, hỗ trợ import danh sách có sẵn từ excel theo mẫu.
- Cập nhật thông tin về thuế thu nhập cá nhân (Số người phụ thuộc, mã số thuế), thông tin về ngân hàng nếu trả lương chuyển khoản: “Tiền lương -> Thông tin lương NV -> Mục BH/MST/TK (Bảo hiểm/ Mã số thuế/ Tài khoản).
Bước 4: Cập nhật thông tin về chấm công:
- Cập nhật thông tin nghỉ phép các loại: “Chấm công -> Quản lý phép -> Nghỉ phép”.
- Nếu là chấm công tay (không dùng máy chấm công):
Quản lý chi tiết hằng ngày: “Chấm công -> Chấm công tay” chọn phòng ban cần chấm, nhấn nút xem để xem các tháng đã chấm, nhấn nút “Lọc” để chấm cho tháng mới, chấm xong nhấn “Lưu”, hỗ trợ import từ excel theo mẫu hằng tháng.
Quản lý dạng nhập tổng ngày công hằng tháng: “Chấm công -> Tổng công” chọn phòng ban cần chấm, nhấn nút xem, nhập liệu xong nhấn nút “Lưu”, ”, hỗ trợ import từ excel theo mẫu hằng tháng.
- Nếu là chấm công máy (kết nối dữ liệu từ máy chấm công Vân tay hoặc Thẻ từ):
Thiết lập ca làm việc: “Chấm công -> Chấm công máy -> Quản lý ca -> Mục (Tab) Thiết lập ca làm việc”
Gán ca mặc định cho công ty, phòng ban: : “Chấm công -> Chấm công máy -> Quản lý ca -> Mục (Tab) Phân ca (gán ca)”.
Kết nối số liệu với máy chấm công: “Chấm công -> Chấm công máy -> Quản lý ca -> Lấy số liệu tự động” hỗ trợ database SQL Server hoặc Access, cần phải có IT hỗ trợ, có kiến thức về câu lệnh truy vấn SQL hoặc chúng tôi sẽ hỗ trợ trực tiếp.
Import thông tin ra vào cổng từ file Excel hoặc Text từ phần mềm đi kèm máy chấm công xuất ra theo mẫu (dùng khi không kết nối tự động được ở bước trên): “Chấm công -> Chấm công máy -> Dữ liệu quẹt thẻ -> Import”.
Chú ý cần thiết lập Mã thẻ chấm công cho từng nhân viên tại: “Chấm công -> Danh Mục -> Thiết lập chế độ nghỉ -> Cho nhân viên” cột Mã thẻ, cột mã máy có thể để trống.
Bước 5: Tính lương hằng tháng: click vào để xem hướng dẫn xem
- Kiểm tra thông tin nhân viên mới, chú ý ngày vào: “nhân sự -> Thêm mới NV” lọc theo ngày vào.
- Kiểm tra thông tin ký hợp đồng lao động trong tháng: ‘nhân sự -> Quản lý hợp đồng -> Tìm kiếm hợp đồng” lọc thông tin trong tháng, chú ý cả thông tin đến ngày của hợp đồng. Phần mềm cài công thức tham gia bảo hiểm mặc định theo luật ký hợp đồng trước ngày 15 của tháng, nếu chưa muốn đóng thì để cột lương BH (lương bảo hiểm = 0) trong quá trình lương hoặc bỏ đánh dấu các mục bảo hiểm ở chức năng “Tham gia bảo hiểm” trong quá trình lương nhân viên.
- Kiểm tra thông tin chấm công, nghỉ phép bước 4.
- Kiểm tra thông tin lương cơ bản những nhân viên mới, đổi lương trong tháng: “Tiền lương -> Quá trình lương”, lọc theo theo cột “Ngày hiệu lực” bằng cách rê chuột vào bên phải trên cùng sẽ hiển thị biểu tượng lọc, click vào đấy, bôi các ngày trong tháng để lọc.
- Kiểm tra thông tin chuyên chuyển công việc, phòng ban: “nhân sự -> Quá trình làm việc”
- Kiểm tra thông tin nhân viên nghỉ việc: “nhân sự -> Nghỉ việc -> Danh sách nghỉ việc”.
- Cuối cùng cập nhật thông tin các khoản phát sinh trong tháng: “Tiền lương -> K.Trừ, B.Sung lương (khấu trừ, bổ sung lương) như tiền tạm ứng, khấu trừ các khoản, …
-