- Để vào màn hình bạn Double Click vào biểu tượng cơ cấu tổ chức trên màn hình chính của phần mềm(Hình 3.1.1) hoặc tại màn hình chính bạn chọn 1.Nhân sự -> 1.Cơ cấu tổ chức(Hình 3.1.2)

Description: Description: cocautochuc-cach1 .

Hình 3.1.1 Hình 3.1.2

- Giao diện chính:

+ Thêm mới:

Thêm mới công ty:

b1. Tại màn hình cơ cấu tổ chức bạn chọn nút 'Thông tin công ty' ở trên lưới dánh sách dữ liệu bên trên sẽ hiển thị toàn bộ danh sách công ty, tại đây bạn nhập đầy đủ thông tin cần vd: mã, tên viết tắt,….

b2. Ấn nút 'Lưu' : dữ liệu ngay lập tức sẽ được hiển thị bên sơ đồ phía bên tay trái về công ty bạn vừa thêm.

VD: ở trên hinh khi ấn 'Thông tin công ty' sẽ hiển thị hết các công ty phần mềm có, để thêm mới bạn nhập tiếp tục vào dòng số 23 và ấn 'Lưu'.

Thêm mới đơn vị: ví dụ để thêm mới một đơn vị thuộc công ty 'SaoViet' như hình trên.

b1: Trên lưới tại cột 'Thêm/Sửa' bạn double click vào ô 'Đơn vị', hoặc bên tay trái tại 'Sơ đồ cơ cấu tổ chức' bạn double click vào công ty 'SaoViet'. Giao diện sau khi chọn sẽ giống hình dưới.

b2: Bạn thực hiện nhập mới vào dòng số 8 và lưu lại giống như thêm mới công ty.

Thêm mới phòng ban, tổ nhóm: tương tự thêm mới đơn vị.

+Sửa:

Sửa công ty: bạn làm giống b1 thêm mới công ty, sau đó điền thông tin và lưu lại dữ liệu.

Sửa đơn vị, phòng ban, tổ nhóm: bạn làm giống b1 thêm mới đơn vị và điền các thông tin cần thay đổi sau đó lưu lại dữ liệu.

+ Xóa:

Xóa công ty: bạn làm giống b1 thêm mới công ty, sau đó tại cột 'Chọn' ở trên lưới bạn chọn những công ty cần xóa, tiếp tục ấn nút 'Xóa' để xóa.

Xóa đơn vị, phòng ban, tổ nhóm: bạn làm giống b1 thêm mới đơn vị, sau đó tại cột 'Chọn' ở trên lưới bạn chọn những dòng cần xóa, tiếp tục ấn nút 'Xóa' để xóa.

+ Export: là xuất dữ liệu ra file excel về toàn bộ dữ liệu có trên lưới danh sách. Để Export dữ liệu bạn chọn dữ liệu cần Export và ấn nút 'Export'.

VD: bạn muốn export toàn bộ tất cả các công ty, bạn ấn nút 'Thông tin công ty' sau đó ấn 'Export'.

+ Import: Đưa dữ liệu từ file excel về thông tin công ty, phòng ban, tổ nhóm vào phần mềm. Tham khảo 12.Import để biết thêm.

3.2. Thêm nhân viên mới.

Ø Chức năng: Dùng để thêm mới hoặc sửa thông tin nhân viên.

Video: Click để xem video thêm nhân viên mới

PowerPoint: Click để xem

Ø Giao diện và cách sử dụng:

- Ở màn hình chính bạn chọn “Thêm mới NV” hoặc tại menu ở trên cùng bạn chọn “Nhân sự->4. Thêm mới NV (nhiều NV)” giống hình 3.2.1.

Hình 3.2.1

- Sau khi chọn giao diện màn hình sẽ hiển thị cho bạn 9 dòng trắng để nhập liệu.

- Mặc định của phần mềm 'Từ ngày' là ngày đầu của tháng và đến ngày được bỏ trống, muốn thay đổi lại điều kiện này bạn điền lại ngày muốn và ấn phím 'Xem' ở dưới màn hình. Phần mềm sẽ lọc theo điều kiện tên phòng ban bạn chọn vd ở hình 'PM Sao Việt' và ngày tháng bạn điền để lấy ra toàn bộ danh sách nhân viên thuộc công ty 'PM Sao việt' được thêm mới trong khoảng thời gian bạn vừa lọc.

- Để di chuyển từ ô này sang ô khác bạn dùng phím tab để đi tới hoặc dùng các phím mũi tên để di chuyển lên xuống qua lại.

Thêm mới:

+ Tại dòng trắng đầu tiên(số 1), cột 'Mã NV' bạn click chột vào và điền mã nhân viên, tiếp tục click chột vào cột 'Tên nhân viên' điền tên nhân viên.

+ Tại cột 'Ngày vào làm' bạn nhập trực tiếp ngày vào vd:'20/03/2013' hoặc click vào ô và ấn phím 'F4' để chọn ngày vào làm.

+ Tiếp tục chọn 'Đơn vị' và 'Phòng ban' cho nhân viên, tại cột 'Đơn vị' hoặc 'Phòng ban' bạn click chọn 2 lần vào ô hoặc click và ô và ấn ‘F3’ hay ‘Space’. Phần mềm sẽ hiện lên 1 màn hình mới cho bạn chọn phòng ban như hình dưới. Bạn click vào phòng ban muốn chọn phần mềm sẽ để tô đậm phòng ban muốn chọn vd: như hình dưới là phòng 'Hành chánh' tiếp theo bạn ấn phím 'Chọn'. Phòng ban bạn vừa chọn sẽ được hiện thị tại ô 'Đơn vị' và 'Phòng ban'.

$Description: I:\Users\PHAMCO~1\AppData\Local\Temp\SNAGHTML3cf8d07.PNG$

+ Để chọn chức danh cho nhân viên bạn ấn phím tab sang ô 'Chức danh' và ấn phím 'F4' để hiển thị danh sách các chức vụ của phần mềm hoặc click chuột vào ô 'Chức danh' phần mềm sẽ tự hiển thị danh sách chức vụ(Bạn có thể bỏ qua bước này vì chức danh không bắt buộc nhập)

+ Tiếp tục bạn nhập giới tính cho nhân viên giống như nhập ô 'Chức danh' bên trên, bạn click vào ô 'Giới tính' hoặc ấn 'F4' để chọn giới tính.

+ Sau khi nhập đầy đủ các trường phần mềm bắt buộc nhập ở trên xong, bạn có thể nhập tiếp cmnd,ngày sinh nhập các trường còn lại giống như nhập ở trên. Sau khi xong bạn tiếp tục nhập nhân viên thứ 2, thứ 3,… Khi xong ấn phím 'Lưu' ở dưới ngóc tay trái của phần mềm để lưu lại.

+ Mặc đình phần mềm là 9 dòng trắng để thêm bạn ấn nút 'Thêm' phần mềm sẽ hiển thị tiếp 9 dòng mới để nhập.

Thêm các thông tin còn thiếu lúc mới vào phần mềm.

+ Măc định lúc mới vào phần mềm lần đầu, màn hình thêm mới nhân viên chỉ hiển thị một số thông tin về nhân viên cơ bản nhất để bạn dễ nhập.

+ Để hiển thị tiếp các thông tin khác như quê quán, dân tộc, thường trú, bảo hiểm, ngân hàng,…. bạn làm như sau:

Ở bên cạnh các điều kiện lọc 'Từ ngày' 'Đên' có danh sách các checked box gồm '1.Công ty,2.Lý lich,3.Lý lich(tt),…'.

Nếu không có những checked box này tại màn hình chính bạn chọn giống hình dưới và chọn 'Hiện cột theo nhóm'.

Khi vào phần mềm phần mềm mặc định check chọn 2 thông tin gồm '1.Công ty,2.lý lịch'.

Để hiển thị tiếp các thông tin khác bạn click chọn tiếp dữ liệu bạn cần.

Phần mềm sẽ tự động lưu lại những check chọn của bạn và hiển thị cho lần đăng nhập tiếp theo.

Lưu ý:

§ Mã NV và CMND hoặc Tên nhân viên, giời tính, ngày sinh không được trùng.

Import nhân viên từ file Exel: ngoài cách thêm mới nhân viên trực tiếp, bạn có thể import danh sách nhân viên từ file exel đúng mẫu của phần đưa ra, bạn có thể tham khảo tại(Click vào link để tới mục tham khảo)

3.3. Hồ sơ cá nhân

ü Chức Năng: Xem,Chỉnh sửa Lý lịch cá nhân của nhân viên.

ü Hường dẫn bằng video: Click để xem video Hồ sơ cá nhân

ü Trên màn hình chính của phần mềm, bạn chọn vào mục “Hồ sơ cá nhân” để đến màn hình hồ sơ cá nhân:

ü Giao diện chính và cách sử dụng:

ü Tất cả các chức năng đều thể hiện khá rõ trên màn hình như: khung đang được bôi đỏ bên trái là danh sách nhân viên, khung bên trên là một số thông tin chính, khung bên dưới là chi tiết của nhân viên.

ü Ngoài ra có những lưu ý sau.

- Để lưu, thêm, xóa hình đại diện: bạn nhắp chuột phải để xử lý các sự kiện trên.

- Thêm Q.Lý trực tiếp bạn chon nút “…” bên cạnh, một màn hình con sẽ hiện lên bạn chọn nhân viên quản lý và ấn “Chọn”.

- Chọn nút ”lưu”, để lưu lại dữ liệu nếu bạn sửa

- Chọn nút “In”, để in ra CV của nhân viên đó.

- Chọn nút “Liên kết”, để liên kết tới màn hình thêm mới 1 nhân viên, màn hình thêm mới 1 nhân viên các lưu ý về kiểm tra trùng mã và cách nhập dữ liệu cũng giống với màn hình thêm mới nhân viên dạng danh sách, xem hình 3.3.1.

Hình:3.3.1 (màu đỏ là bắt buộc nhập)

3.4. Thuyên chuyển công tác(dạng danh sách)

ü Chức Năng : Chứa đựng thông tin về công tác hiện tại của từng nhân viên.Có thể thêm mới hoặc chỉnh sửa tuỳ người dùng.

ü Hường dẫn bằng video: Click để xem video Thuyên chuyển công tác

ü Trên màn hình chính của phần mềm, bạn chọn vào mục “Thuyên chuyển công tác” như hình bên dưới:

ü Giao diện chính & hướng dẫn sử dụng:

Hình 3.4.1

- Xem dữ liệu nhân viên, bạn chọn phòng ban muốn, ấn nút xem “Xem” để lấy dữ liệu.

- Để thêm mới hoặc sửa một quá trình: bạn điền đầy đủ thông tin về quá trình bạn muốn thêm mới hoặc sửa cho nhân viên, việc chọn phòng ban cũng giống như chọn phòng bạn khi thêm mới nhân viên xem hinh 3.2.3.

§ Để sửa cột “Loại thay đổi” bạn click vào và chọn hình thức thay đổi thích hợp từ danh sách xổ ra rồi “Enter” xem hình 3.4.2.

§ Cột “Từ ngày”, “Đến Ngày” bạn click vào sẽ xuất hiện lịch bên dưới cho bạn chọn ngày thay vì gõ vào ô xem hình 3.4.3.

§ Các cột còn lại tương tự.

Hình 3.4.2 Hình 3.4.3

v Lưu ý: Tại cột “Kiểu” trong hình 3.4.1, để xác định bạn muốn thêm mới một quá trình hay bạn đang sửa quá trình đó, mặc định là sửa, để thêm mới bạn chỉ việc điền đầy đủ thông tin và tại cột “Kiểu” bạn chọn “Lưu mới”. Chọn nút “Lưu” để lưu lại dữ liệu.

3.5. Thuyên chuyển công tác(dạng danh Form)

ü Chức Năng : Chứa đựng toàn bộ thông tin về quá trình làm việc của từng nhân viên. Có thể thêm mới hoặc chỉnh sửa từng nhân viên.

ü Trên màn hình chính của phần mềm, bạn chọn 1.Nhân sự -> 2.Hồ sơ cá nhân tại màn hình hồ sơ cá nhân bạn chọn tab QT làm việc như hình bên dưới:

ü Giao diện chính & hướng dẫn sử dụng:

Hình 3.5.1(dòng màu đỏ bắt buộc phải nhập)

- Xem thông tin về quá trình bạn double click lên quá trình bạn muốn trong danh sách quá trình. Thông tin về quá trình sẽ được hiển thị bên trên thông tin về quá trình.

§ Điền đầy đủ thông tin bạn muốn vào thông tin về quá trình bạn sửa chọn “Lưu” để lưu lại thông tin cập nhật.

- Thêm mới một quá trình bạn chọn nút “Thêm mới” và bạn điền đầy đủ thông tin về quá trình bạn cần thêm mới và chọn “Lưu” để lưu lại.

§ Lưu ý: khi thêm mới nếu chức vụ, chức danh, cấp nhân viên, loại NV không thay đổi thì không cần nhập lại.

- Để in báo cáo về quá trình, bạn double click lên quá trình bạn muốn trong danh sách quá trình. Chọn “In” để in ra báo cáo.

3.6. Hợp đồng và quản lý hợp đồng(dạng danh sách)

ü Chức Năng : Bao gồm toàn bộ quá trình tham gia hợp đồng của nhân viên, có thể thêm mới, xóa, sửa, in báo cáo.

ü Để vào màn hình quản lý hợp đồng bạn thực hiện: trên màn hình chính bạn chọn 1. Nhân sự -> 5. Quản lý hợp đồng.

ü Sau khi chọn thì sẽ suất hiện màn hình như sau:

Hình 3.6.1

- Xem hợp đồng bạn chọn công ty, phòng ban, từ ngày đến ngày và các điều kiện lọc bạn muốn tại thông tin về điều kiện lọc hình 3.6.1 chọn “Lọc” để hiện thị dữ liệu.

- Để thêm một hợp đồng mới, ở danh sách hợp đồng tại cột “hợp đồng mới” bạn chọn loại hợp đồng, chọn “từ ngày” là ngày hiệu lực của hợp đồng. Chọn “Lưu” để lưu lại hợp đồng.

- Nếu bạn có nhiều loại hợp đồng giống nhau hoặc ngày hiệu lực hợp đồng giống nhau, bạn có thể chọn xử lý dữ liệu nhanh để gán nhanh nhữ liệu, để gán nhanh nhữ liệu bạn làm như sau:

§ Tại danh sách hợp đồng bạn click cột “chọn” và chọn những hợp đồng cần gán nhanh, tại vùng xử lý dữ liệu nhanh, bạn chọn loại HĐ, từ ngày xong chọn nút “Xử lý”, dữ liệu sẽ được gán nhanh cho những nhân viên tương ứng. Chọn nút“Lưu” để lưu lại dữ liệu.

- Để in báo cáo về hợp đồng: tại danh sách hợp đồng bạn click cột “chọn” và chọn những hợp đồng muốn in, chọn “Xem HD” để in.

ü Lưu ý: Ngoài tab “quản lý hợp đồng”, còn tab “cảnh báo hợp đồng” dùng để lọc những hợp đồng sắp hết hạn, “Tìm kiếm hợp đồng” để tìm kiếm hợp đồng, cách xử lý của 2 màn hình này giống với cách xử lý xem hợp đồng tại màn hình “quản lý hợp đồng”

3.7. Hợp đồng và quản lý hợp đồng(dạng danh Form)

ü Chức Năng : Chứa đựng toàn bộ thông tin về hợp đồng của từng nhân viên. Có thể thêm mới hoặc chỉnh sửa từng nhân viên.

ü Trên màn hình chính của phần mềm, bạn chọn 1.Nhân sự -> 2.Hồ sơ cá nhân tại màn hình hồ sơ cá nhân bạn chọn tab “hợp đồng” như hình bên dưới:

ü Giao diện chính & hướng dẫn sử dụng:

Hình 3.7.1(thông tin màu đỏ bắt buộc phải nhập)

- Xem thông tin về hợp đồng bạn double click lên hợp đồng bạn muốn trong danh sách hợp đồng. Thông tin về hợp đồng sẽ được hiển thị bên trên thông tin chi tiết hợp đồng.

§ Điền đầy đủ thông tin bạn muốn vào thông tin về hợp đồng bạn sửa chọn “Lưu” để lưu lại thông tin cập nhật.

- Thêm mới một hợp đồng bạn chọn nút “Thêm mới” và bạn điền đầy đủ thông tin về hợp đồng bạn cần thêm mới và chọn “Lưu” để lưu lại.

v Lưu ý:

§ Những thông tin được in chữ đỏ bắt buộc phải nhập.

§ Để tạo phụ lục hợp đồng để bổ sung cho hợp đồng, click chọn “phụ lục hợp đồng” , điền đầy đủ thông tin hợp đồng, thời gian thực hiện phải lớn hơn ngày hiệu lực hợp đồng.

- Để in hợp đồng, bạn double click lên hợp đồng bạn muốn trong danh sách hợp đồng. Chọn “In” để in hợp đồng.

- Xóa hợp đồng: tại DS hợp đồng ở cột “Chọn” bạn chon những hợp đồng cần xóa, ấn nút “xóa” để xóa.

- Trong khi xử lý hợp đồng, nếu có phát sinh lương bạn chọn nút “Tạo lương” để liên kết tới màn hình nhập lương.

3.8. Khen thưởng và kỷ luật(dạng danh sách)

ü Chức Năng : để khen thưởng, kỷ luật 1 hoặc nhiều nhân viên theo tháng.

ü Để vào màn hình khen thưởng hoặc kỷ luật ta thực hiện các bước sau:

Trên màn hình chính ta chọn 1.Nhân sự -> 7. Khen thưởng, kỷ luật ->Khen thưởng(kỷ luật)

ü 2 màn hình khen thưởng và kỷ luật giống nhau cơ bản về giao diện nên Sao Việt sẽ hướng dẫn 1 màn hình khen thường

ü Sau khi chọn 1.khen thường thì giao diện sẽ như sau:

Hình 3.8.1

- Xem thông tin danh sách khen thưởng, tại khung điều kiện lọc, bạn chọn “công ty”, năm, tháng sau khi chọn xong phần mềm sẽ tự động đưa dữ liệu xuống lưới “DS khen thưởng”.

- Xem thông tin chi tiết một hình thức khen thưởng, bạn click chọn trên lưới “DS khen thưởng” nhân viên bạn muốn xem, dữ liệu sẽ được hiển thị chi tiết trên “Thông tin chi tiết”.

- Thêm mới một hoặc nhiều nhân viên trước tiên bạn phải chọn đúng những điều kiện lọc, tiếp theo bạn chọn nút “Thêm NV” để thêm nhân viên. Điền đầy đủ thông tin cân thêm trên mục “thông tin chi tiết”, chọn nút “Lưu” để lưu lại dữ liệu

v Lưu ý:

· “Ngày” trên thông tin chi tiết phải nằm trong “Tháng” và “Năm” ở điều kiện lọc.

· Khi “Lưu” phần mềm sẽ lấy những nhân viên bị “Check” trên cột “Chọn” trong “DS khen thưởng” để lưu những thông tin chi tiết.

- Để in báo cáo danh sách khen thưởng, bạn chọn nút “Báo cáo” để in.

3.9. Nghỉ việc

ü Chức Năng : Khi nhân viên hết hợp đồng mà công ty không muốn ký tiếp hợp đồng, khi nhân viên bị đuổi việc bạn có thể nhập thông tin nghỉ việc tại màn hình này.

ü Để vào màn hình nghỉ việc bạn thực hiện: Trên màn hình chính bạn chọn 1. Nhân sự -> 8. Nghỉ việc -> 2. Thông tin nghỉ việc Hoặc chọn (1) Nghỉ việc tại màn hình chính của phần mềm

ü Sau khi chọn theo hướng dẫn sẽ hiện ra giao diện như sau:

Hình 3.9.1

ü Tạo thông tin nghỉ việc: bạn ấn nút “thêm mới” và điền các thông tin nghỉ việc.

- Thông tin màu đỏ là bắt buộc nhập với:

§ Ngày báo: là ngày báo nghỉ việc của nhân viên, theo luật với hợp đồng xác định thời hạn báo trước 30 ngày, không xác định thời hạn báo trước 45 ngày. Nếu không có thì điền giống với ngày nghỉ.

§ Lương đến: thời gian chốt lương của nhân viên vd: ngày nghỉ việc là 13/05/2013 nhưng ngày chốt lương trả chỉ tới 30/04/2013 và đã trả cho tháng 5 khi chốt lương tháng 04. Thì điền là 13/05/2013. Và trong kỳ lương tháng 5 nhân viên này sẽ không xuất hiện trong bảng lương.

§ Trả thẻ BHYT: dùng để khai báo cho bảo hiểm với mẫu báo cáo “D02-TS” của nhà nước ở màn hình “4.Bảo hiểm->3.Thông báo bảo hiểm”.

§ Nếu hình thức trả thẻ là “Kịp thời”. Có nghĩa là khi nhân viên nghỉ đã trả thẻ đúng ngày để hoàn lại cho bên bảo hiểm thì theo mẫu D02-TS nhân viên sẽ nằm trong phần “Giảm lao động”.

§ Nếu hình thức trả thẻ là “Trả thẻ BHYT không kip thời” hoặc “Không trả thẻ BHYT”. Có nghĩa nhân viên nghỉ nhưng không trả thẻ đúng kỳ hạn hoặc không trả thể, để hoàn lại cho bảo hiểm. Khi khai báo cho bảo hiểm theo mẫu D02-TS nhân viên sẽ nằm trong phần “Giảm lao động” và phần “Tăng bảo hiểm y tế”

ü Xem/ lại thông tin nghỉ việc:

- Bạn click chọn tại “DS các lần nghỉ việc” thông tin sẽ hiển thị trên “Thông tin chi tiết nghỉ việc”.

ü Xóa thông tin nghỉ việc:

- Nếu vô tình cho nghỉ nhầm nhân viên, bạn chỉ việc xóa thông tin về nghỉ việc vừa lưu bằng cách ở cột “Chọn” tại “DS nghỉ việc” bạn ấn chọn những thông tin cần xóa và ấn nút “Xóa” để xóa.

- Không được xóa nghỉ việc trong màn hình “Quá trình làm việc”.

ü Loại bỏ nhân viên:

- Bạn chỉ xóa được nhân viên mới, khi nhân viên chưa có lương, công,hợp đồng trong phần mềm.

- Để xóa nhân viên khỏi phần mềm, bạn chọn nhân viên muốn xóa tại “DS nhân viên” chọn “Xóa NV” để xóa khỏi phần mềm. Khi xóa NV thì sẽ không lấy lại được dữ liệu về NV trong phần mềm.

ü Tuyển dụng lại:

- Tìm nhân viên nghỉ việc cần tuyển lại: vào danh sách nghỉ việc, tìm nhân viên đã nghỉ cần tuyển lại, chú ý: chọn phòng bạn và ngày nghỉ.

- Chọn nhân viên: từ danh sách nghỉ việc chọn người này bằng cách click vào cột “Họ Tên” để mở màn hình chi tiết nghỉ việc.

- Double click vào cột ngày nghỉ bên dưới danh sách các lần nghỉ trong lưới nghỉ việc cuối cùng.

- Tiếp theo click vào nút “T.Dụng lại” thì phần mềm sẽ mở phần thông tin tuyển dụng lại dong ghi chú.

- Giứ mã nhân viên cũ: mặc định là giữ lại mã nhân viên cũ, nên muốn đổi mã mới thì không check vào mục này phần mềm sẽ tự sinh ra mã nhân viên mới, nếu muốn thay đổi lại mã thì sau đó vào phần hồ sơ nhân viên để sửa.

- Nhập ngày đi làm lại sau đó nhấn nút “TD lại” kế bên ngày tuyển dụng.

- Phần mềm sẽ tự động mở ra màn hình thông tin công việc để bạn tiếp tục cập nhật thông tin về phòng ban chức vụ, click chọn dòng đầu tiên trong danh sách quá trình làm việc, dòng thông tin tuyển dụng lại cập nhật thông tin sau đó lưu lại

- Nếu bạn nhập sai ngày tuyển dụng và muốn làm lại, thì bạn vào lại màn hình quá trình làm việc ở bước trên và xóa đi dòng đầu tiên trong danh sách quá trình làm việc là dòng “Tuyển dụng lại”. Và quay lại thực hiện lại từ đầu như trên.

ü In quyết đinh nghỉ việc:

- Bạn chọn thông tin nghỉ việc dưới “DS nghỉ việc” và chọn nút “Quết định” để in.