ü Chức Năng : Để thêm hoặc xóa, sửa quá trình khi có nhân viên mới tham gia bảo hiểm bao gồm số sổ xã hội, quá trình tham bảo hiểm xã hội, danh sách quá trình khai bảo bảo hiểm xã hội.

ü Trên màn hình chính của phần mềm, bạn chọn “4.Bảo hiểm->1.Bảo hiểm” như hình bên dưới:

ü Giao diện chính và hướng dẫn sử dụng:

Hình 7.1.1

ü Sửa hoặc thêm mới thông tin BHXH: Tại “Thông tin về bảo hiểm XH” hình 7.1.1 là nơi bạn nhập các thông tin về bảo hiểm xã hội bao gồm

- Số xổ BHXH: là số sổ bảo đầu tiên vào công ty.

- Số xổ BHXH mới: là số sổ sau thời gian sử dụng bạn thay đổi lại.

- Ngày cấp, nơi cấp: nhập theo số sổ hiện tại bạn đang sử dụng.

- Ngày tham gia bao hiểm: nhập theo ngày trong sổ bảo hiểm hiện tại.

- Ngày t/g tại công ty: ngày tham bảo hiểm tại công ty lúc mới vào.

- Nhập xong ấn nút “lưu” để lưu lại dữ liệu.

ü Thêm,xóa quá trình tham gia bảo hiểm xã hội ở công ty cũ:

- Tại màn hình như hình 7.1.1 bạn chọn tab “Quá trình tham gia BHXH”.

- Thêm quá trình: để thêm bạn ấn nút “Thêm mới” và nhập các thông tin ở phía trên bao gồm: Từ tháng -> đến tháng: tháng tham gia bảo hiểm tại công ty cũ, mức lương băt buộc phải nhập. Nhập xong ấn nút “Lưu” để lưu lại dữ liệu.

- Xóa quá trình: Trên lưới quá trình tham gia bảo hiểm, bạn ấn check vào cột “chọn” nhưng quá trình bạn cần xóa và ấn nút “xoá” để thực thi.

ü In báo cáo: Để in báo cáo bạn chọn nút “Báo cáo” và chọn hình thức bạn muốn in:

- Báo cáo “Tờ khai C.sổ”: là tờ khai chi tiết về quá trình tham gia bảo hiểm của bạn tại công ty.

- Báo cáo “Quá trình báo hiểm”: báo cáo về danh sách số lần khai báo bảo hiểm xã hội của bạn.

ü Tại hình 7.1.1 có danh sách “DS số lần khai báo bảo hiểm xã hội”: là số lần bạn khai báo bảo hiểm xã hội tại màn hình “Thông tin báo BH”.

- VD: với nhân viên “Võ Ngọc Tiến Hùng” anh đã được công ty khai báo bảo hiểm lúc mới vào và ký kết hợp đồng từ tháng “11/2012” với số lương “2,700,00”.

- Ngoài ra “Võ Ngọc Tiến Hùng” cũng được khai báo giảm mức đóng bảo hiểm vào tháng “05/2013” với số lương mới là “2,000,000”.

- Bạn vào xem hướng dẫn về “Thông tin báo BH” để biết thêm chi tiết và cách kiểm tra.

7.2. Bảo hiểm y tế

ü Chức Năng : Để thêm thông tin về bảo hiểm y tế, gia hạn lại bảo hiểm y tế, nới khám bệnh,..

ü Trên màn hình chính của phần mềm, bạn chọn “4.Bảo hiểm->1.Bảo hiểm” sau đó chọn tab “Bảo hiểm y tế” như hình bên dưới:

ü Giao diện chính và hướng dẫn sử dụng:

Hình 7.2.1

ü Thêm hoặc sửa thông tin bảo hiểm:

- Tại “Chi tiết về bảo hiểm y tế” là nơi bạn nhập mới hoặc sửa lại thông tin bảo hiểm khi tham gia bảo hiểm công ty.

- Số sổ bảo hiểm và ngày t/g BHYT là bắt buộc nhập.

- % đóng BHYT là % bạn đóng bảo hiểm y tế theo lương tại công ty.

- Bạn chọn nút “Lưu” khi điền xong thông tin xem hình 7.2.1 để biết thêm.

ü In báo cáo bảo hiểm: Để in báo cáo bạn chọn nút “Báo cáo” và chọn báo cáo cần in.

- Báo cáo “Làm lại BHYT”: dùng để in khi nhân viên bị mất thẻ bảo hiểm y tế hoặc sổ bảo hiểm để đi cấp lại.

- Báo cáo “Công văn BHYT”: dùng để in khi nhân viên làm mất thẻ bảo hiểm y tế, công ty thực hiện in công văn gởi đi cùng với mẫu “Làm lại BHYT” yêu cầu cấp lại.

Hình 7.2.2

ü Gia hạn BHYT:Bạn chọn tab “Gia hạn BHYT” để vào màn hình này như hình 7.2.2.

- Thêm một gia hạn mới: bạn điền đầy đủ các thông tin tại “Gia hạn mới bảo hiểm” bao gồm:

§ Từ ngày, đến ngày: là từ ngày gia hạn tới ngày hết hạn của gia hạn và thông tin này bắt buộc phải nhập.

§ Nếu thay đổi nơi khám bệnh thì bạn check chọn “Thay đổi nơi KCB”, sau đó chọn nơi khám bệnh lại.

§ Nếu không thay đổi phần mềm tự động lấy nơi khám bệnh bên tab “Bảo hiểm y tế” đem sang.

§ Chọn nút “Lưu” để lưu lại dữ liệu.

ü Xóa gia hạn: Trên “DS số lần tham gia bảo hiểm y tế” tại cột “Chọn” bạn check chọn nhưng lần gia hạn muốn xóa và ấn nút “Xóa” để thực thi.

7.3. Danh sách tham gia bảo hiểm

ü Chức Năng : Để thêm thông tin về bảo hiểm y tế, gia hạn lại bảo hiểm y tế, nới khám bệnh,..

ü Trên màn hình chính của phần mềm, bạn chọn “4.Bảo hiểm->2.DS tham gia BH” như hình bên dưới:

ü Giao diện chính và hướng dẫn sử dụng:

Hình 7.3.1

ü Xem dữ liệu:

- Mặc định phần mềm sẽ hiện tất cả danh sách về nhân viên tại phòng ban bạn đã chọn VD: ở hình 7.3.1 đang chọn công ty “CNC Sao Viet”.

- Để đổi phòng ban bạn click chọn phòng ban lại và ấn nút “Xem” dữ liệu sẽ được hiển thị trên lưới “DS nhân viên”.

ü Thêm/Sửa dữ liệu:

- Mặc định dữ liệu về nhân viên đã được hiển thị hết trên lưới “DS nhân viên”.

- Bạn thông tin về BHXH và BHYT theo từng cột trên lưới, việc thêm dữ liệu trên lưới cũng giống như thêm trên màn hình 7.1 Bảo hiểm xã hội và 7.2 bảo hiểm y tế.

ü Xóa dữ liệu:

- Check chọn những nhân viên cần xóa dữ liệu tại cột “Chọn” trên lưới và ấn nút “Xóa” để thực thi xóa.

ü In báo cáo bảo hiểm: Để in báo cáo bạn chọn nút “Báo cáo” và chọn báo cáo cần in.

- Báo cáo “Làm lại BHYT”: dùng để in khi nhân viên bị mất thẻ bảo hiểm y tế hoặc sổ bảo hiểm để đi cấp lại.

7.4. Thông tin báo BH

ü Chức Năng : Khi nhân viên mới vào công ty, có hợp đồng, có tham gia bảo hiểm hoặc có lương bảo hiểm thay đổi,.. để khai báo hoặc in báo cáo về khai báo bảo hiểm bạn có thể sử dụng màn hình này.

ü Trên màn hình chính của phần mềm, bạn chọn “4.Bảo hiểm->3.Thông tin báo BH” như hình bên dưới:

ü Giao diện chính và hướng dẫn sử dụng:

Hình 7.4.1

ü Xem các đợt đã khai báo:

- Tại “Các điều kiện lọc” trên hình 7.4.1 bạn chọn tháng khai định dạng “MM/yyyy” vd: 05/2013, chọn kỳ đã khai báo, chọn phân loại khai báo, ngày phát sinh (nếu có). Và ấn nút “Xem” để lấy dữ liệu đã khai báo trong các kỳ.

- Để xem tất cả dữ liệu đã khai báo không theo tháng, kỳ, phận loại bạn check chọn “Tất cả” cạnh phòng ban. Và ấn “Xem” để lấy dữ liệu.

ü Thêm thông tin khái báo:

- Tại các điều kiện lọc bạn chọn tháng, kỳ, phân loại bạn muốn khai báo sau đó ấn nút “Lọc” để lấy dữ liệu khai báo.

- Dữ liệu sẽ được hiện thị dưới lưới là thông tin về nhân viên trong tháng khai báo về ngày hiệu lực của bảo hiểm và tháng tham gia bảo hiểm, lương hiện tại của tháng và tỉ lệ các bảo hiểm.

- Trên lưới đây mặc định của phần mềm sẽ lấy tỷ lệ bảo hiểm xã hội là 24, y tế 4.5, thất nghiệp 2 bạn có thể thay đổi lại trực tiếp trên lưới bằng cách click chuật vào và thay đổi giá trị theo ý muốn.

- Lưu ý: Phân loại là các hình thức thay đổi có liên quan tới các hình thức khai báo bảo hiểm của nhân viên, như tăng lao động, giảm lao động, giảm mức đóng, tăng mức đóng,.. Để khai báo được và lọc được dữ liệu. Đầu tiên bạn phải khai báo cho nhân viên dạng “Tăng lao động” trước khi khai báo các hình thức khác.

§ Hình thức “Tăng lao động” là hình thức nhân viên mới vào công ty và có hợp đồng lao động chính thức, có tham gia bảo hiểm. Khi nhân viên đầy đủ các điều kiện khi ấn “Lọc” dữ liệu mới hiển thị trên lưới.

§ Hình thức “Giảm lao động” là nhân viên đã khai báo “Tăng lao động” và nghỉ việc. Xem hướng dẫn tại màn hình Nghỉ việc để biết thêm các hình thức của nghỉ việc có liên quan tới bảo hiểm.

§ “Tăng mức đóng” là hình thức thay đổi lương đóng bảo hiểm của nhân viên và nhân viên đã được khai báo “Tăng lao động” từ trước, VD: từ 2000000 lên 2500000. Bạn xem hình thức thay đổi lương tại màn hình “3.Tiền lương -> 1.Thông tin lương NV” hoặc xem hướng dẫn tại(Click để đến mục hướng dẫn).

§ “Giảm mức đóng” là hình thức giảm mức đóng bảo hiểm của nhân viên và nhân viên đã được khai báo “Tăng lao động” từ trước VD: từ 2500000 lên 2000000. Bạn xem hình thức thay đổi lương tại màn hình “3.Tiền lương -> 1.Thông tin lương NV” hoặc xem hướng dẫn tại(Click để đến mục hướng dẫn).

§ “Tăng bảo hiểm y tế”, “Giảm bảo hiểm y tế”, “Tăng bảo hiểm thất nghiệp”, “Giảm bảo hiểm thất nghiệp” là các hình thức thay đổi khi bạn thêm bằng tay. Xem phần “Thêm thông tin khai báo bằng tay” ở dưới để biết thêm chi tiết.

§ VD: Nhân viên “XXX” vào làm và được ký hợp đồng, có tham gia bảo hiểm vào tháng 11/04/2013 nhưng vì lý do nào đó bạn chưa khai báo được. Bạn có thể khai báo lại vào 05/2013.

· Nếu nhân viên “XXX” vào làm ngày 16/05/2013 đến cuối tháng phải khai báo qua tháng 05/2013, nên khi bạn lọc dữ liệu khai báo tháng 04/2013 thì phần mềm sẽ không hiển thị.

ü Thêm thông tin khai báo bằng tay:

- Nếu công ty bạn khai báo bảo hiểm mà chưa hoàn thành được đầy đủ các bước bên trên khi bạn ấn “Lọc” dữ liệu sẽ không hiển thị để bạn khai báo, bạn có thể sử dụng chức năng thêm bằng tay để khai báo mà không cần đầy đủ các điều kiện khi thêm thông tin khai báo.

- Bạn chọn nút “Thêm tay” phần mềm sẽ hiển thị thêm một màn hình mới như hình dưới:

- Tại màn hình “Thêm tay” bạn điền vào “Từ tháng” và “Đến tháng”(nếu có) chọn “Phân loại” và kỳ khi khai báo.

- Khi bạn vào màn hình mặc định của phần mềm sẽ hiện thị tỷ lệ bảo hiểm xã hội 24, y tế 4.5. thất nghiệp 2 để thay đổi bạn click vao và thay đổi lại theo ý.

- Sau khi đã làm xong 2 bước trên bạn ấn nút “Chọn NV” để thêm, màn hình sẽ hiển thị lên danh sách nhân viên ở các phòng ban, bạn click chọn những nhân viên muốn và ấn nút chọn, phần mềm sẽ tự động hiển thị thông tin về nhân dưới lưới màn hình thêm tay.

- Dữ liệu trên lưới của nhân viên được lấy từ thông tin ở bên trên đưa xuống, ở đây bạn có thể thay đổi bằng tay lại thông tin nếu bạn thấy sai bằng cách click vào ô trên lưới bạn cần sửa và điền lại thông tin cần sửa.

Lưu ý:

- Với các hình thức phân loại “Tăng lao động”, “Giảm lao động”, “Tăng mức đóng”, “Giảm mức đóng” giống với các hình thức ở phần “Thêm thông tin khai báo” ở trên.

- Hình thức phân loại “Tăng bảo hiểm y tế”, “Giảm bảo hiểm y tế” là hình thức khi nhân viên tăng tỷ lệ đóng bảo hiểm hoặc giảm tỷ lệ bảo hiểm.

- Hình thức “Tăng bảo hiểm thất nghiệp” , “Giảm bảo hiểm thất nghiệp” là hình thức khi nhân viên tăng hoặc giảm tỷ lệ bảo hiểm thất nghiệp.

- Sau khi hoàn thành xong các bước trên bạn ấn nút “Lưu” để lưu lại dữ liệu,

- Lưu ý : Chỉ được ấn lưu 1 lần, nếu ấn lưu 2 lần phần mềm sẽ coi như thêm 1 lần khai báo liên tục cho nhân viên cùng hình thức.

ü Xóa thông tin khai báo:

- Để xóa thông tin khai báo khi bạn đã chọn lưu, bạn click chọn nhân viên cần xóa ở cột “chọn” và ấn nút “Xóa” để xóa.

ü In báo cáo: Để in báo cáo bạn chọn nút “Báo cáo” và chọn báo cáo muốn in.

- Để in tất cả các công ty mà không theo điều kiện lọc về công ty, phòng ban, bạn check chọn “Tất cả” và ấn nút “Xem” sau đó in nút “Báo cáo” để in.

- “Tờ khai C.Sổ” tờ khai về thông tin chi tiết bảo hiểm y tế và bảo hiểm xã hội.

- “Mẫu D02-TS” là mẫu mới của nhà nước về khai báo các hình thức bảo hiểm.

- “Mẫu nghỉ việc(Xác nhận BHXH)” là mẫu xác nhận bảo hiểm xã hội khi nhân viên nghỉ việc.

7.5. Nghỉ hưởng CD.

ü Chức Năng : Khi nhân viên đã ký hợp đồng, tham gia bảo hiểm, và nhân viên nghỉ vì những lý do như đau ốm, khám thai, độc hại,...

ü Trên màn hình chính của phần mềm, bạn chọn “4.Bảo hiểm->4.Nghỉ hưởng CD” như hình bên dưới:

ü Giao diện chính và hướng dẫn sử dụng:

Hình 7.5.1

ü Xem dữ liệu đã lưu:

- Tại “Điều kiện lọc và thêm dữ liệu” bạn chọn phòng ban muốn xem, điền tháng, kỳ, năm và các hình thức phân loại, loại nghỉ bạn muốn.

- Ấn nút “Xem” để xem dữ liệu. Dữ liệu sẽ được hiển thị tại lưới bên dưới.

- Ngoài ra nếu bạn muốn xem hết dữ liệu của các công ty bạn click chọn “Tất cả” và ấn nút “Xem” để xem dữ liệu.

- Sửa dữ liệu đã lưu: để sửa sau khi bạn đã lọc được dữ liệu cần xem và sửa bạn tìm tới dòng của nhân viên cần sửa và sửa lại thông tin cần sửa.

- Lưu ý: cột “Phân loại” là các hình thức nghỉ để khi in báo cáo dữ liệu sẽ nhóm lại theo từng phân loại

- Cột “Loại nghỉ” là các loại nghỉ của nhân viên.

- Cột “Số ngày” là cột số ngày nghỉ của nhân viên

- Cột “Chứng từ” số chứng từ khi nghỉ.

- Không được sửa lại cột “Phân loại” và “Chứng từ” vì nếu sửa lại 2 cột này phần mềm sẽ hiểu là bạn đang thêm mới 1 phân loại mới.

ü Thêm hình thức khai báo:

- Sau khi đã lọc được dữ liệu những nhân viên ở phòng ban cần tìm.

- Để thêm 1 hình thức khi chưa khai báo nghỉ VD ở hình 7.5.2 nhân viên “Phạm Công Sơn(NV0111),Lê Hoàng(0061)” dữ liệu về loại nghỉ, phân loại còn trắng là chưa khai báo lần nào.

- Để thêm cho nhân viên trên bạn điền trực tiếp vào phần loại và loại nghỉ cùng số ngày,.. cần thêm và ấn nút “Lưu” để lưu lại.

- Đối với nhân viên đã khai báo VD: Nguyễn văn Hưng,Lý Thanh Lịch ở hình 7.5.1, để khai báo cho 2 nhân viên này 1 hình thức mới hoặc hình thức giống vậy nhưng có ngày nghỉ khác hoặc chứng chỉ khác.

- Bạn chỉ cần đổi trực tiếp ở hình thức cũ giống hình 7.5.2, 2 nhân viên đã được đổi “phân loại” hoặc “Chứng từ”, khi thay đổi tên phân loại hoặc chứng từ phần mềm sẽ tự động hiểu bạn đang muốn thêm mới.

Hình 7.5.2

ü Xóa hình thức đã khai báo:

- Khi vô tình khai báo nhâm bạn muốn sửa lại mà khi sửa lại ở cột “Phân loại” hoặc “Chứng từ” phần mềm lại hiểu nhầm bạn muốn thêm mới sẽ thêm 1 dòng nữa, lúc này bạn muốn xóa dữ liệu rác thì bạn làm như sau.

- Bạn click chọn tại cột “Chọn” nhân viên bạn cần xóa, xong bạn ấn nút “Xóa” để xóa.

ü In báo cáo: Để in báo cáo bạn chọn giống như mục “xem dữ liệu đã lưu” và chọn nút “Báo cáo”. Phần mềm hỗ trợ 4 báo cáo.

- Báo cáo đau ốm, báo cáo thai sản, báo cáo sau đau ốm, báo cáo dưỡng sức các báo cáo này sẽ lọc theo điều kiện “Phân loại” VD: phân loại “Điều dưỡng,Dưỡng sức” sẽ in vào báo cáo dưỡng sưc, phân loại “Đau ốm” sẽ được in vào báo cáo đau ốm và các báo cáo khác cũng tương tự.