2. (2) là thông tin về khóa đào tạo, (3) danh sách học viên, (4) trạng thái học của học viên(Đang học hoặc đã nghỉ), nếu nghỉ sẽ không có kết quả bên màn hình”Kết quả đào tạo”

3. Thêm mới học viên : Chọn (7) để thêm mới một học viên. Sau khi thêm mới những học viên cho khóa học, bạn chọn (8) để lưu lại dữ liệu học viên

4. Xóa: chọn (5) để lấy những học viên cần xóa khỏi khóa học, chọn (9) để xóa

5. In báo cáo: chọn (10) để in ra báo cáo về học viên.

6. Thoát: chọn (11) để thoát

7. Xem và duyệt kết quả đào tạo cho học viên: chọn (1) để vào màn hình kết quả đào tạo.

8.4. Kết quả khóa đào tạo.

ü Sau khi đã chọn tab(1) kết quả đào tạo tại màn hình “Danh sách học viên” giao diện màn hình kết quả đào tạo sẽ như sau:

1. (1) thông tin về khóa đào tạo.

2. (2) danh sách học viên.

3. (4) điểm đánh giá,(5) kết quả đánh giá.

4. (7) lưu kết quả đánh giá khi sửa điểm hoặc kết quả.

5. Xóa điểm: chọn (5) danh sách học viên muốn xóa, chọn(8) để xóa

6. In: chọn (9) để in báo cáo kết quả khóa đào tạo.

9. Tuyển dụng

9.1. Danh sách mô tả công việc

ü Chức Năng : Để biết công việc, công việc phát sinh, hình thức báo cáo của bộ phận, chức vụ để đưa ra các tiêu chí đúng đắn khi đề ra một đợt tuyển dụng mới. bạn có thể sử dụng màn hình mô tả công việc để lưu lại các hình thức đó cho phòng ban, chức vụ.

ü Trên màn hình chính của phần mềm, bạn chọn “6.Tuyển dụng->4.DS mô tả công việc” như hình bên dưới:

ü Giao diện chính & hướng dẫn sử dụng:

Hình 5.1.1

ü Xem dữ liệu phòng ban và vị trí: tại “DK lọc” trên hình Hình 51.1 bạn chọn công ty, vị trí muốn chọn, sau đó ấn nút “Xem”. Dữ liệu sẽ được hiển thị tại “DS công việc”.

ü Thêm công việc: tại “Nút lệnh xử lý” bạn chọn “Thêm”, trên lưới “DS công việc” sẽ hiện thị 1 dòng trắng cho bạn nhập dữ liệu. Nhập đầy đủ thông tin và chọn nút “Lưu” để lưu lại dữ liệu.

- Lưu ý: Mã công việc không được bổ trống và duy nhất, vị trí, công ty không được bổ trống.

ü Xóa công việc: tại “DS công việc” cột “Chọn” bạn chọn những công việc muốn xóa và ấn nút “Xóa”.

ü Nhập chi tiết về công việc: tại cột “Chi tiết” bạn click chọn “Chi tiết” tại công việc bạn muốn nhập. Xem mục 9.2 để biết thêm về chi tiết mô tả công việc

9.2. Chi tiết mô tả công việc

ü Chức Năng : Dùng để nhập chi tiết cho công việc.

ü Sau khi click chọn “Chi tiết” tại công việc bạn muốn ở “DS công việc” mục “9.1 Danh sách mô tả công viêc”. Giao diện màn hình sẽ như sau:

ü Sửa công việc: bạn điền đầy đủ thông tin về công việc, chọn nút “lưu” để lưu lại dữ liệu.

ü Thêm mới công việc: bạn chọn nút “Thêm” và điền đầy đủ các thông tin chọn nút “Lưu” để lưu lại dữ liệu.

- Lưu ý: Chức danh,Mã MT công việc,phong ban không được bỏ trống. Mã MT công việc là duy nhất.

- Để dính kèm file bạn chọn nút “Browse” và chọn file cần dính kèm, chọn nút “Lưu” để lưu lại.

9.3. Danh sách các đợt tuyển dụng

ü Chức Năng : Sau đã lập danh sách công việc và đề ra được nhu cầu tuyển dụng cho chức vụ phòng ban, bạn vào màn hinh “DS các đợt tuyển dụng” để thêm đợt tuyển dụng cho công ty hoặc phòng ban, chinh nhánh bạn muốn.

ü Trên màn hình chính của phần mềm, bạn chọn “6.Tuyển dụng->1.DS các đợt tuyển dụng” như hình bên dưới:

ü Giao diện chính & hướng dẫn sử dụng:

Hình 5.1.1

ü Lần đầu vào dữ liệu sẽ được lấy lên hết trên “DS các đợt tuyển dụng” theo công ty phòng ban đã chọn trên “DS các điều kiện lọc” .

ü Để lọc dữ liệu tại “DS các điều kiện lọc” bạn click chọn công ty(như trên đang chọn CNC Sao Viet) cần lọc, từ ngày đến ngày, đợt tuyển dụng, vị trí, và hình thức tuyển dụng sau đó tại “DS nút xử lý” bạn chọn “xem” dữ liệu nếu có sẽ được hiển thị tại “DS các đợt tuyển dụng”.

ü Thêm đợt tuyển dụng: tại “DS nút xử lý” bạn chọn “Thêm” bạn nhìn trên “DS các đợt tuyển dụng ” sẽ hiện thị cho bạn 2 dòng trắng để bạn nhập, nhập đầy đủ thông tin và chọn “Lưu”.

- Lưu ý: “Mã Y/C” là duy nhất, “ngày y/c” lớn hơn ngày “hết hạn” , bạn phải chọn “vị trí” và “Công ty, phòng ban” trước khi lưu.

ü Xóa đợt tuyển dụng: tại “DS các đợt tuyển dụng” bạn click chọn những danh sách muốn xóa tại cột “Chọn” trên lưới. Ấn “Xóa” để xử lý xóa.

- Lưu ý: Bạn chỉ xóa được khi đợt tuyển dụng chưa có nhân viên hoặc chưa có kết quả tuyển dụng. Nếu bạn muốn xóa những đợt tuyển dụng đã có kết quả thì bạn phải xóa kết quả tuyển dụng trước rồi tiếp tục thực hiện bước này, Xem hướng dẫn tiếp theo về màn hình tuyển dụng để xóa kết quả tuyển dụng.

ü Đóng 1 đợt tuyển dụng: Tại “DS đợt tuyển dụng” ở cột “Tình trạng” mặc định sẽ là “Đang tuyển” để đóng đợt tuyển dụng, bạn chọn “Đã đóng” tiếp tục ấn nút “Lưu” để lưu lại dữ liệu.

ü In báo cáo: Phần mềm hỗ trợ in “DS kế hoạch tuyển dụng” và “Phiếu yêu cầu tuyển dụng” để in báo cáo bạn ấn chọn “Báo cáo” và chọn loại báo cáo cần in.

ü Xem chi tiết tuyển dụng: tại “DS đợt tuyển dụng” ở cột “Chi tiết” bạn chọn “Chi tiết” tại đợt tuyển dụng bạn muốn xem. Xem mục “9.4 Thông tin tuyển dụng” để biết thêm chi tiết về màn hình này.

- Lưu ý: Khi đang thêm mới một đợt tuyển dụng, nếu bạn chưa chọn “Lưu” thì tại cột chi tiết sẽ không hiện thị ra

9.4. Thông tin tuyển dụng

ü Chức Năng : Xem và sửa hoặc thêm yêu cầu về đợt tuyển dụng bao gồm người yêu cầu, người phụ trách, trình độ văn hóa hoặc ngoại ngữ của nhân viên mới,….

ü Tại lưới “DS đợt tuyển dụng” mục “9.3 danh sách các đợt tuyển dụng” khi bạn chọn xem “Chi tiết” đợt tuyển dụng thi sẽ hiển thị lên màn hình giao diện như sau:

Hình 5.4.1

ü Sửa thông tin: bạn điền đầy đủ thông tin cần thêm ở 2 tab “Yêu cầu tuyển dụng” và “Chi tiết tuyển dụng” như hình 5.4.1 sau khi điền đầy đủ thông tin chọn “lưu” để lưu lại dữ liệu.

- Lưu ý: Để thêm người yêu cầu hoặc người phụ trách y/c bạn nhắp chọn nút (…) để thêm.

ü Thêm đợt tuyển dụng: bạn chọn nút “Thêm”, dữ liệu sẽ bị xóa trắng, sau đó bạn điền đầy đủ thông tin sau đó chọn “Lưu” để lưu lại dữ liệu.

- Lưu ý: Mã Y/C tuyển dụng, vị trí tuyển dụng, phòng ban, số lượng, từ ngày là bắt buộc.

ü Xóa khóa tuyển dụng bạn chọn nút “Xóa” để xóa

- Lưu ý: Bạn chỉ xóa được khi đợt tuyển dụng khi chưa có nhân viên hoặc chưa có kết quả tuyển dụng. Nếu bạn muốn xóa những đợt tuyển dụng đã có kết quả thì bạn phải xóa kết quả tuyển dụng trước rồi tiếp tục thực hiện bước này, Xem hướng dẫn tiếp theo về màn hình tuyển dụng để xoa kết quả tuyển dụng.

9.5. Thông tin ứng viên

ü Chức Năng : Thêm nhân viên cho khóa tuyển dụng.

ü Trên màn thông tin tuyển dụng tại “9.4 Thông tin tuyển dụng” bạn chọn tab “Danh sách ứng viên” như hình dưới. Dữ liệu về đợt tuyển dụng, ngày tuyển,.. sẽ được lấy từ màn hình “Thông tin tuyển dụng” đem sang.

ü Giao diện chính & hướng dẫn sử dụng:

Hình 5.5.1

ü Thêm mới nhân viên: Bạn chọn nút “Thêm” trên “danh sách nút lệnh sử lý” thì trên lưới “DS ứng viên” sẽ hiện thị cho bạn dòng trắng, bạn nhập đầy đủ thông tin với họ tên, giới tính, ngày sinh là bắt buộc nhập. Sauk hi nhập xong bạn chọn “Lưu” để lưu lại dữ liệu.

ü Thêm mới nhân viên cũ chưa đạt yêu cầu ở các đợt tuyển dụng khác: để thêm mới bạn chọn nút “Chọn UV cũ”. Phần mềm sẽ hiển thị lên màn hình mới, nếu có ứng viên cũ chưa đạt yêu cầu ở các đợt tuyển dụng khác thì sẽ hiện thị ở đây, bạn click chọn ở cột “Chọn” những nhân viên bạn muốn và chọn “OK”, dữ liệu về nhân viên được chọn sẽ hiển thị trên lưới “DS ứng viên”, bạn chọn “Lưu” để lưu lại dữ liệu.

ü Xóa nhân viên: bạn click chọn tại cột “Chọn” và ấn xóa để thực thi lệnh xóa.

- Lưu ý: : Bạn chỉ xóa được nhân viên khi nhân viên chưa có kết quả tuyển dụng.

ü Import từ File Exel: bạn chọn “Import” tại “danh sách nút lệnh sử lý”, bạn xem import dữ liệu tại mục 12.1 Import nhân viên mới vì thao tác import các màn hình giống nhau.

ü In báo cáo: bạn chọn “Báo cáo” và chọn báo cáo bạn muốn in. Phần mềm hỗ trợ in 3 dạng báo cáo

- 1. Danh sách ứng viên: chọn “Báo cáo”-> “Danh sách ứng viên”. Báo cáo về danh sách các ứng viên của đợt tuyển dụng.

- 2. Chi tiết vê ứng viên: chọn các ứng viên muốn in tại cột chọn trong “DS ứng viên” tiếp theo chọn “Báo cáo”-> “Chi tiết UV”. Báo cáo về chi tiết ứng viên đã nhập ở mục “9.6 Chi tiết ứng viên”

- 3. Thư mới phỏng vấn: chọn các ứng viên muốn in tại cột chọn trong “DS ứng viên” tiếp theo chọn “Báo cáo”-> “Thư mời PV”. In thư mời phỏng vấn cho ứng viên.

ü Nhập chi tiết cho ứng viên bạn vừa nhập: tại cột “Chi tiết” trên lưới “DS ứng viên” bạn click chọn ô “Chi tiết” của ứng viên bạn muốn xem. Xem mục 9.6 để biết thêm chi tiết.

9.6. Chi tiết ứng viên

ü Chức Năng : Thêm các thông tin về trình độ học vấn, bằng cấp, quá trình công tác,... về ứng viên mới nhập hoặc đã nhập từ thông tin ứng viên.

ü Sau khi click chọn tại cột “chi tiết” của ứng viên bạn muốn xem tại mục “9.5 Thông tin ứng viên”. Giao diện màn hình sẽ như dưới.

Hình 5.6.1

ü Màn hình bao gồm đầy đủ thông tin chi tiết ứng viên gồm trình độ học vấn, quá trình công tác, các thông tin khác,… bạn điền đầy đủ thông tin ở các tab liên quan và chọn “Lưu” để lưu lại.

- Lưu ý: Để chọn người vụ trách UV bạn click nút “Chọn NV” ở bên cạnh, sẽ xuất hiện màn hình mới “Chọn nhân viên”, bạn chọn nhân viên muốn chọn và ấn nút “Chọn”. Nhân viên vừa chọn sẽ được đưa vào ô “Người vụ trách UV” mà bạn đã chọn.

Hình 5.4.2

- Để Upload hình ảnh. Bạn chọn nút “Browse” và chọn tới hình cần upload, chọn nút “Upload” để lưu lại hình. Chọn nút “Xóa hình” nếu bạn muốn xóa.

ü Thêm mới ứng viên bạn chọn nút “Thêm” dữ liệu sẽ được xóa trắng để bạn nhập, bạn nhập đầy đủ các thông tin bạn có với, phòng ban, yêu cầu T/D, họ tên là bắt buộc phải nhập. Chọn Nút“Lưu” để lưu lại ứng viên.

ü Xóa ứng viên: bạn chọn xóa để xóa.

- Lưu ý: : Bạn chỉ xóa được nhân viên khi nhân viên chưa có kết quả tuyển dụng.

ü In báo cáo: chọn “Báo cáo” -> “In CV” là báo cáo về chi tiết ứng viên.

9.7. Chỉ định ứng viên

ü Chức Năng : Chỉ đinh ngày tới nộp hồ sơ, xét duyệt hồ sơ cho ứng viên, ứng viên đạt vòng này mới có thể tiếp tục tham gia các vòng tuyển dụng sau.

ü Trên màn thông tin tuyển dụng tại “9.4 Thông tin tuyển dụng” bạn chọn tab “Chỉ định ứng viên” như hình dưới. Dữ liệu về đợt tuyển dụng, ngày tuyển,.. sẽ được lấy từ màn hình “Thông tin tuyển dụng” đem sang.

ü Giao diện chính & hướng dẫn sử dụng:

ü Dữ liệu về ứng viên được lấy từ màn hình thông tin ứng viên đem sang.

ü Điền đầy đủ thông tin về ứng viên như ngày nhận hồ sơ, ngày thi, trạng thái, và thời gian cho ứng viên, chọn nút “lưu” để lưu lại dữ liệu.

- Lưu ý: Chỉ những nhân viên có trạng thái là “Đạt” mới có thể tiếp tục tham gia tuyển dụng ở các vòng sau.

ü Thêm mới ứng viên: bạn chọn Nút “Thêm”, sau khi ấn sẽ xuất hiện màn hình có giao diện giống màn hình mục 9.6 Chi tiết ứng viên. Bạn chọn mục 9.6 để biết thêm cách thêm ứng viên.

9.8. Chi tiết đợt tuyển dụng

ü Chức Năng : Sau khi đã có kết quả đạt tại chỉ định ứng viên, màn hình “Chi tiết đợt tuyển dụng” là nơi để bạn xét duyệt tiếp ứng viên ở các vòng phỏng vấn tiếp theo, tại màn hình này sẽ có 4 vòng, tùy chức vụ để bạn sắp xếp số vòng cho từng chức vụ đó.

ü Trên màn thông tin tuyển dụng tại “9.4 Thông tin tuyển dụng” bạn chọn tab “Chi tiết đợt tuyển dụng” như hình dưới. Dữ liệu về đợt tuyển dụng, ngày tuyển,.. sẽ được lấy từ màn hình “Thông tin tuyển dụng” đem sang.

ü Giao diện chính & hướng dẫn sử dụng:

Hình 5.8.1

ü Lọc dữ liệu: tại “Điều kiện lọc” hình 5.8.1 bạn chọn các điều kiện lọc theo ý như: lọc theo vòng phỏng vấn, kết quả, từ ngày đến ngày và chọn nút “xem”. Dữ liệu sẽ được hiển thị dưới lưới “DS ứng viên”.

ü Ẩn hiện vòng phỏng vấn: tại “Hiện thị vòng PV” bạn chon các vòng bạn muốn hện hoặc không muốn hiện, dưới lưới sẽ tự động hiển thị đúng như bạn chọn ở trên.

ü Tại “DS ứng viên” các cột “Kết quả V.1, Kết quả V.2,…” bạn điền các thông tin về người phỏng vấn, ngày, kết quả của ứng viên.

- Lưu ý: Khi kết quả các vòng sau đạt thì mới có thể tham gia các vòng sau. VD: kết quả V.1 phải đạt thì bạn mới có thể nhập V.2,..

- Để thêm “người PV” cho vòng nào đó bạn click 2 lần vào ô “Người PV” của ứng viên bạn cần, sau đó chọn nhân viên phỏng vấn và ấn nút “chọn”, dữ liệu về nhân viên vừa chọn sẽ được hiển tại ô tương ứng bạn click 2 lần trước.

ü Xóa thông tin kết quả ứng viên: tại “DS ứng viên” ở cột “Chọn” bạn click chọn những nhân viên cần xóa và ấn nút “Xóa” để thực thi.

- Lưu ý: nhân viên đã có kết quả tại kết quả tuyển dụng mục 9.9 thì sẽ không xóa được. Phải xóa ở kết quả trước mới xóa được tại màn hình này.

ü Import từ File Exel: chọn “Import” tại danh sách “nút lệnh sử lý”, bạn xem import dữ liệu tại mục 12.1 Import nhân viên mới vì thao tác import các màn hình giống nhau

ü In báo cáo: bạn chọn “Báo cáo” và chọn báo cáo bạn muốn in. Phần mềm hỗ trợ in 2 dạng báo cáo ở màn hình này.

- 1. Kết quả phỏng vấn: chọn “Báo cáo”-> “KQ PV”. Báo cáo về danh sách kết quả của các ứng viên dạng exel.

ü Gởi mail: để dùng chức năng gởi mail trên lưới “DS ứng viên” tại cột “Chọn” bạn chọn những ứng viên muốn gởi mail và chọn nút “Gởi mail” -> “Gởi mail cảm ơn” hoặc “Gởi mail kết quả pv”.

- Gởi mail cảm ơn: dùng để cảm ơn nhân viên tới tham gia kết quả phỏng vấn.

- Mail kết quả phỏng vấn: thông báo qua mail cho nhân viên biết kết quá trình phỏng vấn của mình.

- Lưu ý: Để thực hiện được gởi mail tại cột mail của nhân viên không được bỏ trống và mail phải là mail thật.

9.9. Kết quả tuyển dụng

ü Chức Năng : Sau khi đã có kết quả tại chi tiết đợt tuyển dụng, màn hình “Kết quả tuyển dụng” là nơi xét duyệt cuối cùng cho nhân viên có đạt tuyển dụng hay không.

- Nếu đạt tuyển dụng thì tất cả hồ sơ của nhân viên này bên tuyển dụng sẽ được chuyển thành dữ liệu nhân viên tại màn hình hồ sơ nhân viên.

- Nếu nhân viên bị loại bỏ hồ sơ vì lý do nào đó thì nhân viên này sẽ được cảnh báo khi bạn tuyển dụng lại nhân viên này ở chức vụ nào đó.

- Nếu nhân viên không đạt yêu cầu thì nhân viên này sẽ xuất hiện lại tại “Danh sách ứng viên” khi bạn chọn lại ứng viên cũ.

ü Trên màn thông tin tuyển dụng tại “9.4 Thông tin tuyển dụng” bạn chọn tab “Kết quả tuyển dụng” như hình dưới. Dữ liệu về đợt tuyển dụng, ngày tuyển,.. sẽ được lấy từ màn hình “Thông tin tuyển dụng” đem sang.

ü Giao diện chính & hướng dẫn sử dụng:

Hình 5.9.1

ü Mặc định của màn hình sẽ lấy lên hết danh sách các ứng viên đã có kết quả tại màn hình “Chi tiết đợt tuyển dụng”.

ü Để xét duyệt cho ứng viên có đạt hoặc không đạt bạn làm như sau: tại cột “kết quả” bạn chọn các hình thức bạn muốn như tuyển dụng, chờ, loại bỏ hồ sơ.

- Khi chọn “kết quả” là “Tuyển dụng” thì bạn phải nhập đầy đủ các thông tin có liên quan “Mã NV” mã nhân viên này không được trùng với các mã nhân viên đã có, mã thẻ, ngày thử việc. Nhập xong chọn “Lưu” để lưu dữ liệu. Sau khi lưu xong ứng viên này sẽ trờ thành nhân viên chính thức của công ty. Hồ sơ của ứng viên này sẽ được chuyển sang mục hồ sơ cá nhân như các nhân viên khác.

- Chọn “Kết quả” là “Không tuyển” thì ứng viên này sẽ xuất hiện lại tại phần “Chọn UV cũ” ở màn hình “Thông tin ứng viên”(Mục 9.5 Thông tin ứng viên).

- Chọn “Kết quả” là “Chờ” tương ứng với ứng viên chưa được duyệt.

- Chon “Kết quả” là Loại bỏ hồ sơ thì nhân viên sẽ không được xuất hiện tại phần “Chọn UV cũ” ở màn hình “”“Thông tin ứng viên”(Mục 9.5 Thông tin ứng viên).

ü Để xóa kết quả cho ứng viên: tại cột “Chọn” trên “DS ứng viên” bạn chọn những ứng viên cần xóa và chọn “Xóa”.

ü Gởi mail: để dùng chức năng gởi mail trên lưới “DS ứng viên” tại cột “Chọn” bạn chọn những ứng viên muốn gởi mail và chọn nút “Gởi mail” -> “Gởi mail nhận việc”. Phần mềm sẽ gởi mail theo mẫu định sẵn tới cho ứng viên thông báo về việc nhận việc.

- Lưu ý: Để thực hiện được gởi mail tại cột mail của ứng viên ở màn hình “Thông tin ứng viên” không được bỏ trống.

ü In báo cáo: trên lưới “DS ứng viên” tại cột “Chọn” bạn chọn những ứng viên muốn in và chọn nút “Báo cáo”-> những báo cáo muốn in.

- “KQ PV” in ra kết quả phỏng vấn của ứng viên.

- “Thẩm tra lý lịch UV” báo cáo về việc thẩm tra lý lịch cá nhân tại địa phương.

- “Thư mới NV” in ra thư mới nhận việc dạng word.

- “Thư cảm ơn” in ra thư mời cảm ơn ứng viên đã tới tuyển dụng.

- “Hợp đồng thử việc” in ra hợp đồng thử việc của ứng viên, chỉ in được những ứng viên được tuyển.

- “Hợp đồng bảo mật” in ra hợp đồng về cam kết bảo mật khi tham gia công ty.

- “Thư xác nhận” in ra thư xác nhận là ứng viên đồng ý với lương, chức vụ mà công ty giao.

- “Phiếu yêu cầu bổ sung hồ sơ nhân sự” in ra các yêu cầu khi về hồ sơ khi ứng viên được tuyển.

- “Phiếu đánh giá kết quả thử việc” in ra biểu mẫu kết quả thử việc của ứng viên khi thử việc.

- “Thông tin quá trình” in thông tin về quá trình từ lúc tuyển tới lúc được duyệt của ứng viên.