2. Phần nhập liệu(2). Phần này để bạn nhập công cho nhân viên. Cách nhập được hướng dẫn trong phần ghi chú(15). VD: X/2 làm nửa công, X 1 công, 4 làm 4 tiếng, P phép năm, O không phép…

+ Để chấm đủ công cho nhân viên hoặc phòng ban trong tháng bạn chọn nhân viên hoặc phòng ban và chọn lấy đủ công(12) sau đó nhấn lọc(5), cuối cùng nhấn chọn(16) để chọn tất cả nhân viên hoặc chọn từng nhân viên bên dưới và nhấn lưu(7) để lưu công nhân viên.

3. Nhập liệu nhanh(3). Chọn những ngày cần nhập liệu VD: từ ngày 1 đến ngày 7 công là X(1 công), chọn nhân viên cần nhập sau đó nhấn nút xử lý.

4. (4) Dòng này thể hiện tổng công, nghỉ và làm thêm của nhân viên đang chọn.

5. Lọc(5): nút này dùng để lọc ra tất cả nhân viên trong phòng ban đã chọn.

6. Xem(6): Xem những nhân viên đã được chấm công trong tháng.

7. Lưu(7): Lưu dữ liệu công của nhân viên đang chọn.

8. Xóa(8): Xóa dữ liệu công của nhân viên đang chọn.

9. Import(9): Import dữ liệu công cho nhân viên.

10. Export(10): xuất dữ liệu đang xem ra excel.

11. Công tháng(11): xuất bảng báo cáo công tháng.

12. Chọn các chức năng(12):

+ Sort lưới: chọn check này để hiện dòng tìm kiếm nhanh trên lưới(17).

+ Lấy đủ công: chọn mục này khi nhấn nút lọc sẽ lấy đủ công cho tất cả nhân viên.

+ Lưu tự động: tự động lưu dữ liệu thay đổi khi chuyển dòng.

13. Chọn phòng ban(13): bạn nhấn vào link này sẽ hiện màn hình:

Khi vào màn hình bạn chọn phòng ban cần chấm công bằng cách:

Chọn 1 trong 2 liên kết ở góc trên, phía bên trái màn hình

Khi chọn lien kết trên sẽ xuất hiện màn hình cho bạn chọn phòng ban

- Để chọn phòng ban: bạn double click vào phòng ban cần chọn hoặc click vào phòng ban rồi bấm nút chọn hoặc nhấn enter.

- Để chọn nhân viên trong phòng ban bạn nhập mã hoặc tên nhân viên cần tìm vào ô mã hoặc tên tương ứng bên trên.

14. Chọn tháng(14).

Chọn MM/YYYY sẽ xuất hiện bảng các tháng và năm để tính

Sau đó bạn chọn năm và tháng cần chọn.

15. Hiện ghi chú(15). Click vào phần này sẽ hiện phần ghi chú cách nhập công.

5. Chấm công máy

5.1. Dữ liệu quẹt thẻ:

ü Hường dẫn bằng video: Click để xem video Dữ liệu quẹt thẻ

ü Để vào màn hình dữ liệu quẹt thẻ bạn thực hiện:

Bạn vào menu Chấm công -> Chấm công máy -> Dữ liệu quẹt thẻ

Sau khi chọn sẽ xuất hiện màn hình để bạn chỉnh sửa dữ liệu quẹt thẻ:

Trên màn hình ta thấy các phần để bạn thực hiện các thao tác lọc và chỉnh sửa

1.1.1. Chọn phòng ban (P1).

1.1.2. Điều kiện lọc dữ liệu (P2). Bạn có thể chọn thêm diều kiện để lọc.

1.1.3. Chỉnh sửa dữ liệu (P6). Bạn cò thể chỉnh sửa trực tiếp trên lưới.

VD: Nhân viên mã số 008 sửa giờ tăng ca từ 1.5 thành 2 sau đó nhấn nút lưu.

Bạn chọn tên nhân viên để xem chi tiết quẹt thẻ trong ngày.

Bạn chọn cột phép để nhập phép cho nhân viên.

Hoặc xử lý dữ liệu nhanh như sau:

Chọn những dòng cần xử lý (P7) sau đó chọn loại xử lý

VD:chọn đảo thời gian time3 -> time4 của nhân viên 008 ngày 6, nhấn xử lý. Kết quả lần quẹt thẻ 3 và 4 đảo cho nhau 20:00 -> 19:00

1.1.4. Nút cập nhật ca: sét lại ca đã được gán theo ngày cho nhân viên.

1.1.5. Nút báo cáo xuất báo cáo công theo ngày hoặc tháng. Báo cáo công tháng có thể thêm điều kiện (P4).

1.1.6. Xem lịch sử chỉnh sửa công (P8).

1.1.7. Tìm kiếm trên lưới (P9).

1.1.8. Import

TT quẹt thẻ ngày giờ:

Import dạng file: chọn file (1) -> Xem mẫu (2) -> xuất hiện mẫu excel (3) -> nhập thong tin theo mẫu sau đó lưu lại trên máy.

Chọn file mới lưu lại (4) -> chọn tạo lưới -> click Chọn trên lưới để chọn hết (6) -> nhấn Lưu để hoàn tất import.

Import thư mục chứa nhiều file:

Chọn thư mục (1) -> chọn đường dẫn chứa những file dữ liệu cần import(theo mẫu) (2) -> click tạo lưới -> click Chọn để chọn hết (4) -> click Lưu (5) để hoàn tất.

TT quẹt thẻ vào ra và OT duyệt tương tự như TT quẹt thẻ ngày giờ:

5.2. Sửa công tháng:

ü Hường dẫn bằng video: Click để xem video Sửa công tháng

ü Để vào màn hình sửa công tháng bạn thực hiện:

Bạn vào menu Chấm công -> Chấm công máy -> Sửa công tháng

Sau khi chọn danh mục sẽ xuất hiện màn hình để bạn chấm công:

Ø Chấm công:

1. Phần nhập liệu(2). Phần này để bạn nhập công cho nhân viên. Cách nhập được hướng dẫn trong phần ghi chú(15). VD: X/2 làm nửa công, X 1 công, 4 làm 4 tiếng, P phép năm, O không phép…

2. Nhập liệu nhanh(5). Chọn những ngày cần nhập liệu VD: từ ngày 25 đến ngày 30 công là X(1 công), chọn nhân viên cần nhập(7) sau đó nhấn nút xử lý.

3. (8) Dòng này thể hiện tổng công, nghỉ và làm thêm của nhân viên đang chọn.

4. Các nút chức năng:

1. Lọc: nút này dùng để lọc công của tất cả nhân viên trong phòng ban đã chọn.

2. Lưu: Lưu dữ liệu công của nhân viên đang chọn.

3. Import: Import dữ liệu công cho nhân viên.

4. Export: xuất dữ liệu đang xem ra excel.

5. Công tháng: xuất bảng báo cáo công tháng.

5. Chọn các chức năng(6):

+ Sort lưới: chọn check này để hiện dòng tìm kiếm nhanh trên lưới.

+ Lưu tự động: tự động lưu dữ liệu thay đổi khi chuyển dòng.

6. Chọn phòng ban(2): bạn nhấn vào link này sẽ hiện màn hình:

Khi vào màn hình bạn chọn phòng ban cần chấm công bằng cách:

Chọn 1 trong 2 liên kết ở góc trên, phía bên trái màn hình

Khi chọn lien kết trên sẽ xuất hiện màn hình cho bạn chọn phòng ban

- Để chọn phòng ban: bạn double click vào phòng ban cần chọn hoặc click vào phòng ban rồi bấm nút chọn hoặc nhấn enter.

- Để chọn nhân viên trong phòng ban bạn nhập mã hoặc tên nhân viên cần tìm vào ô mã hoặc tên tương ứng bên trên.

7. Chọn tháng(2).

Chọn MM/YYYY sẽ xuất hiện bảng các tháng và năm để tính

Sau đó bạn chọn năm và tháng cần chọn.

8. Hiện ghi chú(3). Click vào phần này sẽ hiện phần ghi chú cách nhập công.

5.3. Thiết Lập Ca:

ü Hường dẫn bằng video: Click để xem video Thiết lập ca

ü Để vào màn hình Thiết lập ca bạn thực hiện:

Bạn vào menu Chấm công -> Chấm công máy -> Quản lý ca

Sau khi chọn danh mục sẽ xuất hiện màn hình để bạn quản lý ca:

Màn hình thiết lập ca làm việc(1).
Thông tin chi tiết ca.

+ Ghi chú:

- Mặc định là giờ làm việc là dựa theo giờ bắt đầu, kết thúc và nghỉ giữa giờ, nhưng khi bạn nhập “Giờ ca” thì sẽ lấy theo giờ này.

- Có OT thì đủ công, vd: ca làm 8h được cộng tăng ca 0.5h thì khi làm đủ 8h thì được 1 công cộng 0.5h tăng ca. nếu làm 7.5h thì được 7.5/8 công.

- Ca tự do: thường dùng cho tổ vệ sinh không tính giờ vào, ra. Làm đủ 8h là 1 công.

- Ca nửa ngày: làm đủ giờ của la là 0.5 công. VD ca sang thứ 7.

- Ca tính OT: nếu làm quá giờ thì sẽ tính vào giờ tăng ca.

- Giới hạn OT: giờ kết thúc thời gian tăng ca. VD: ca làm việc 7h->17h giới hạn tăng ca là 22h nếu nhân viên làm qua 22h thì không được cộng vào giờ tăng ca nữa, chỉ tính tăng ca tới 22h.

- Bắt đầu OT: thời gian bắt đầu tính OT.

- Luôn tính OT từ thời gian bắt đầu: nếu chọn thì chưa đủ công vẫn tính OT, không thì sẽ cộng vào giờ công khi nào đủ mới bắt dầu tính OT.

Các ca đã thiết lập(3): để sửa thong tin của ca bạn chọn vào mã ca trên lưới để chỉnh sửa sau đó nhấn lưu.
Short lưới(5): tìm kiếm nhanh trên lưới.

5.4. Phân ca:

ü Hường dẫn bằng video: Click để xem video Thiết lập ca

ü Để vào màn hình Phân ca bạn thực hiện:

Bạn vào menu Chấm công -> Chấm công máy -> Quản lý ca

Sau khi chọn danh mục sẽ xuất hiện màn hình để bạn quản lý ca:

Chọn tab Phân ca.

Chọn phòng ban để phân ca(1).
Chọn ca làm việc(2).
Các phòng ban đã phân ca. Bạn có thể double click vào dòng cần chỉnh sửa để sửa.
Tìm nhanh trên lưới(4).

5.5. Gán ca theo tháng:

ü Hường dẫn bằng video: Click để xem video Gán ca theo tháng

ü Để vào màn hình Gán ca theo tháng bạn thực hiện:

Bạn vào menu Chấm công -> Chấm công máy -> Quản lý ca

Sau khi chọn danh mục sẽ xuất hiện màn hình để bạn quản lý ca:

Chọn tab Gán ca theo tháng.

Chọn phòng ban để phân ca(1): chọn nút tạo(3) để lọc tất cả nhân viên thuộc phòng ban.
Phân ca cho nhân viên(2). Sau khi chọn ca nhấn nút Lưu để phân ca cho nhân viên.
Tìm nhanh trên lưới(4).

5.6. Gán ca cho nhân viên:

ü Hường dẫn bằng video: Click để xem video Gán ca nhân viên

ü Để vào màn hình Gán ca nhân viên bạn thực hiện:

Bạn vào menu Chấm công -> Chấm công máy -> Gán ca nhân viên

Sau khi chọn danh mục sẽ xuất hiện màn hình để bạn gán ca:

Chọn phòng ban để phân ca(1): sẽ xuất hiện những nhân viên trong phòng ban đã chọn(2).
Chọn nhân viên(2).
Chọn năm(3). Sau khi chọn năm bạn nhấn nút xem để xem thong tin gán ca của nhân viên trong năm.
Gán nhanh(4): chọn từ ngày, tới ngày, ca làm việc -> chọn tháng cần gán trên lưới sau đó nhấn xử lý DL và nhấn Lưu(5).
Nhập dữ liệu trực tiếp trên lưới.
Tìm nhanh trên lưới(7).

5.7. Lấy dữ liệu tự động:

ü Để vào màn hình Lấy dữ liệu tự động bạn thực hiện:

Bạn vào menu Chấm công -> Chấm công máy -> Lấy dữ liệu tự động

Sau khi chọn sẽ xuất hiện màn hình để bạn cài đặt thong tin lấy dữ liệu.

Trên màn hình ta thấy các phần để bạn thực hiện chỉnh sửa lấy dữ liệu tự động.

1.1.1. Nhập thong tin.

VD: file dữ liệu quẹt thẻ của bạn là file access.

- Bạn nhập đường dẫn tới file của bạn (P1)

- password để mở file access (P1)

- Câu lệnh để lấy dữ liệu ta có file access mẫu theo máy chấm công:

Để sửa câu lệnh bạn lien hệ IT hoặc lien hệ cho chúng tôi nếu bạn không rành về access.

- Nhập số ngày chạy dữ liệu(tính lui) vd trên chạy 3 ngay (P2).

- Chọn kiểu ngày tháng(P3) như file access ta thấy kiểu dữ liệu e_date là yyyyMMdd.

Sau khi nhập các thong tin bạn chọn lưu để lưu thong tin chạy tự động.

Để xóa dữ liệu bạn chọn dòng dữ liệu cần xóa (P9) sau đó chọn xóa.

1.1.2. Lấy dữ liệu theo ngày.

Bạn chọn dòng dữ liệu đã lưu(P9) dữ liệu sẽ hiện lên P1,P2,P3, sau đó bạn chọn ngày cần lấy dữ liệu (P5) và chọn xử lý(P6). Bạn có thể lấy dữ liệu cho từng nhân viên bằng cách chọn và nhập mã nhân viên(P4).

Khi bạn chọn xử lý(P7) dữ liệu sẽ lấy như xử lý tự động.

1.1.3. Cài đặt chạy tự động (P10).

- Mục chọn(chạy tự động) màn hình sẽ lấy dữ liệu tự động, nhập số phút chạy tự động(P8) vd trên 45 phút chạy 1 lần.

- Install service: cài đặt chương trình chạy tự động.

- Start service: khởi động chương trình chạy tự động. (chương trình sẽ tự động chạy khi bạn khởi động máy).

- Stop setvice: tắt chương trình chạy tự động.

- Uninstall service. Gỡ bỏ chương trình chạy tự động.

5.8. Tổng công:

Trong trường hợp nhân viên làm việc không có điều kiện quét thẻ, cuối tháng chỉ nhập tổng ngày công và tăng ca.

Bạn vào menu Chấm công -> Tổng công.

Chọn phòng ban -> nhấn nút xem -> nhập ngày công, tăng ca -> nhấn lưu để lưu dữ liệu.

5.9. Chế độ thai sản:

Bạn vào menu Chấm công -> Chế độ thai sản.

Chọn nhân viên cần thiết lập(1).

Nhập thông tin nghỉ hưởng chế độ(2).

Chọn nút lưu để lưu dữ liệu.

5.10. Nghỉ phép:

Bạn vào menu Chấm công -> Quản lý phép -> Nghỉ phép.

Chọn nhân viên -> nhập loại nghỉ -> nhập ngày nghỉ từ ngày đến ngày -> nhấn Lưu.

Nếu nghỉ nửa ngày chọn

Chọn như hình: 1 là nghỉ cả ngày, S là nghỉ buổi sang, C là nghỉ chiều, 0 là không tính nghỉ.

Chọn OK -> Chọn Lưu.

5.11. Lưu phép tháng:

Bạn vào menu Chấm công -> Quản lý phép -> Lưu phép tháng.

Chọn phòng ban.

Chọn tháng (1).

Nhập loại nghỉ (2) xem loại nghỉ trong ghi chú (3). Sau đó chọn Lưu.

Nhập nhanh (5): vd chọn từ ngày 4 – 7 nghỉ CT(công tác) -> chọn nhân viên (4) -> nhấn xử lý -> chọn Lưu.

5.12. Quản lý phép năm.

Bạn vào menu Chấm công -> Quản lý phép -> Quản lý phép năm.

Phép năm: ngày phép/1 năm.

Theo tháng: số ngày từ đấu năm tới tháng hiện tại.

Cộng them: số ngày phép được cộng them(nhập bằng tay).

Được hưởng: số ngày = số ngày năm trước + theo tháng + cộng thêm.

5.13. Bù công tháng.

Bạn vào menu Chấm công -> Bù công tháng.

Chọn tháng cần bù (1) -> chọn nhân viên (2) -> chọn loại bù (3) -> số lượng (4) -> nhấn Lưu.

Để gán nhanh: chọn nhân viên -> chọn dòng (chọn) -> nhập loại công, số lượng , nhấn xử lý (5) -> nhấn Lưu.

5.14. Thiết lập chế độ nghỉ.

Bạn vào menu Chấm công -> Danh mục -> Thiết lập chế độ nghỉ.

Chọn phòng ban -> Chế độ nghỉ -> nhấn lưu.

Để thiết lập cho từng nhân viên -> chọn tab nhân viên như hình dưới:

Chọn phòng ban -> Chọn xem.

Chọn chế độ nghỉ cho nhân viên -> nhấn lưu.

5.15. Báo cáo công:

Chọn loại báo cáo (1) -> chọn điều kiện (2) -> chọn nút Xuất.